在日常办公里，PDF常用来保存合同、报告和扫描件，可体积一大，邮件附件就容易超限，U盘拷贝也更慢。打开WPS后选择打开本地PDF，先确认页数和清晰度是否够用，再进入文件相关菜单里的压缩或优化选项。按提示选择适中压缩强度，既缩小体积，又尽量保住文字和印章可读。

压缩前建议先另存一份原件，避免一次压缩过头后找不到清晰底稿。表格类PDF若含大量线条和底色，可优先压缩图片页，对纯文字页保持较高清晰度。完成后用WPS重新打开，翻几页核对关键数字、签字栏和页眉页脚是否发虚，确认无误再发给同事或客户。想要在电脑或手机上同步完成上述步骤，可先在wps 电脑版下载核对适用版本并完成安装。

若同一文件夹里有多份待处理PDF，可逐个用WPS压缩并统一命名，例如在文件名后加压缩标记，方便日后区分原版与精简版。安装或更新WPS时选官方安装包，装好后先打开一份测试文档练手。养成先预览再压缩的习惯，办公传阅会更顺畅，也不容易因文件过大反复退回。需要延伸了解相关的函数与排版技巧时，可参考办公文档指南汇总的同类笔记。