做文字处理时，先确认文件来自哪里、用的是哪个版本。港台办公室里常见的情况是：有人用旧格式存盘，有人用在线文档，打开后分页和字体对不上。先统一扩展名和纸张，再谈排版，能少返工。

文字处理不需要一次学完所有功能。按任务拆：周报、名册、扫描件、演示稿，各走一条最短路径。把常用样式和模板固定下来，比每次从空白页开始更稳。

协作之前先统一用哪套软件、哪个格式。有人在线、有人离线，冲突文件会越积越多。

团队一起做文字处理时，先约定命名和目录。日期放前面、版本号放后面，避免出现「最终版2-真的最终」。修订记录留在文档里，聊天里只同步结论。

跨平台做文字处理，注意全角空格、标点、页眉页脚。繁体环境里，简体模板直接套，目录和页码经常错位。导出 PDF 前用打印预览看一遍。